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日志

 
 

企业信息化制度建设与执行  

2012-01-08 11:56:40|  分类: 信息化 |  标签: |举报 |字号 订阅

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随着信息时代的来临,越来越多的企业加入到企业管理信息化的行列。而确保企业在信息化建设与应用的全过程做到分工明确、责任到人、各项活动有章可循、规范操作、规范管理就成为实现企业信息化管理工作的基础和保障。为企业信息化建设提供管理基础与保障的主要途径是企业信息化制度建设与执行。只有建立完善的企业信息化制度,才能为实施信息化及后期应用提供行动纲领和行动准则。只有有力的执行企业信息化制度,才能确保企业信息化建设有序进行,确保企业信息化应用期间规范管理。下面就从企业信息化制度的概念、建立企业信息化制度的原因、作用、执行和评价与调整来阐述该项工作对企业实现信息化的重要意义。

  一、企业信息化管理制度的基本概念

  1 定义

  企业信息化管理制度是围绕着企业信息化系统的规划、设计、实施、运行、维护、完善等过程而设计的一整套管理规范,该制度适用于企业信息化建设与应用的全过程,是企业信息化建设的行动纲领,是企业信息化应用的行为准则。

  2、规定和措施:

  正如其他的管理制度一样,企业信息化管理制度也是通过一系列的规定与措施使其具有可操作性,并易于执行。这些规定与措施对企业信息化的计划、组织、指挥、协调、控制进行规范,实现对与信息化建设与应用相关的各项资源(包括人力资源、金融资源、物质资源、信息资源等)的有效管理。

  针对企业信息化的管理主要体现在以下几个方面:

  (1) 计划

  指对企业信息化建设与应用的各项行动或活动以及资源供给与使用的筹划。

  计划指导着企业循序渐进地去实现信息化目标,而计划的目的就是要使企业适应变化中的环境,并使企业的信息系统更具竞争力。该计划按层次可分为IT战略计划与IT项目实施计划。

  从计划的定义、目标及其功能来看,计划是一种降低企业在信息化过程中的不确定性的一种手段,事实上无论是IT战略计划,还是IT项目实施计划都是希望通过事先的安排有准备地迎接未来,或按照设定的目标循序渐进工作,从而减少未来不确定性对企业信息化的冲击,减少未来工作过程本身可能产生的不确定性。

  (2) 组织

  是指将企业内各种资源按照配比及程序要求进行安置,使信息化工作得以有序的开展。
  组织也是一种降低不确定性的手段,如果不能将无序的资源按照配比及程序的要求使资源在整合之初及整合过程中达到有序化,有效配置资源就成为一句空话,而这样一种有序化行为也就是在降低企业信息化建设收益的不确定性。

  (3) 指挥

  是指领导指示与企业信息化相关的各层次人员同心协力去执行设定的计划,实现企业信息化的目标。指挥涉及四个方面的功能:

  及时根据信息化建设与应用的内外部环境变化,指示企业内所有人与资源配合去适应环境,采取适当的行为;

  调动信息化相关成员的积极性,激励他们奋发努力,给他们创造把工作做好的机会;

  有效地协调企业内外的各种关系,使企业具有一个良好的信息化工作氛围,从而降低信息化项目开展的各种损耗;

  督促项目组成员尽自己的努力按照既定的目标与计划做好自己专职范围的信息化工作。

  (4) 协调

  是指信息化建设与应用过程中专业化分工条件下各自的工作行为成果有序统一的活动。
  由于提高工作效率的需要,信息化需要通过专业化分工后由多层面的人员协同完成,然而专业化分工本身也带来风险和不确定性。这种由分工之后的合作不在一个工作主体之间进行,而是在多个工作主体中进行的状态,直接导致了不同工作主体之间的配合问题,如果配合不好则可能使总体效率下降,甚至产生负效用。为了防范这种状况的出现,就需要协调行为,没有协调就不会有合力,由分工产生的不确定性就无法消除。

  (5) 控制

  是指根据既定信息化目标不断跟踪和修正所采取的行为,使之朝着既定目标方向推进并实现预想的成果。

  在现实中,信息化的各项工作处于各种不确定性因素的作用之下,故每一项工作都有可能会偏离预定要求,从而可能使既定目标难以达成,显然这是企业在信息化过程中所不愿见到的。为了防范这种状况的产生,控制这一类工作就非常必要。因为通过控制,可以降低工作行为及其结果与既定要求和目标的不一致性。

  3 企业信息化管理制度包括的几个方面

  根据我国的现实情况来讲,分为面向资源的管理制度(包括组织管理制度、资金管理制度、软硬件管理制度等)以及面向信息化项目整个建设过程的项目管理制度,前者是根据所管理的资源的不同进行划分,后者则是因为IT项目有其特殊性与整体性而专门设置,它与面向资源的管理制度间有一定的交叉,但正是因为面向资源的管理制度(横向)与面向项目的管理制度(纵向)的相互交织才形成一个更为完善的企业信息化管理制度体系。

  (1) 面向资源的管理制度

  ① 组织管理制度:包括面向信息化建设与应用的组织结构设置与运作制度、人员培训与知识更新制度、一般性的信息化建设与应用工作纪律、考核与奖惩制度等

  ② 资金管理制度:包括成本与费用管理制度、预算管理制度、IT资产管理制度等

  ③ 软硬件管理制度:包括计算机硬件使用管理制度、计算机硬件维护管理制度、计算机网络资源使用管理制度、计算机网络维护管理制度、计算机软件使用管理制度、计算机软件维护管理制度、计算机安全管理制度、信息资源的管理制度等

  (2) 面向项目的管理制度

  ① 项目生命期管理制度:包括项目需求分析与决策管理制度、项目设计与选型管理制度、项目实施过程管理制度、项目总结与评估管理制度等

  ② 项目组织管理制度:包括项目团队的组织结构设置与运行制度、项目团队的岗位职责与考核制度、项目沟通与报告制度等

  ③ 项目计划与控制管理制度:包括项目计划制度、项目进度安排制度、项目进度控制制度、项目资源配置管理制度、项目成本与绩效管理制度、项目风险管理制度等

  二、为什么要进行企业信息化制度建设

  任何企业在实现管理信息化的过程中,企业信息化制度建设都是基础工作、保障工作,同时贯串于企业信息化工作的始终。对于我国大多数企业来说都不同程度的存在着管理水平低、漏洞多的问题,而代表先进管理思想的ERP系统在企业实施时,要求企业有较为科学和完善的管理体系,这时建立制度就成为当务之急,因为制度完善与否直接影响到一个企业管理水平的高低。作为企业新兴的工作"管理信息化"就更需要制度加以规范和约束。有了完善的信息化管理制度为企业将管理体系固化在网络系统上铺平了道路。因此企业在进行信息化建设时,必须首先下大力气初步完成企业信息化制度建设。在后期应用阶段还要持续不断的对其进行完善,使企业信息化制度更加适应企业的发展要求,为企业高效管理提供保障。

  三、企业信息化制度建设的作用

  1、 企业信息化管理制度是企业信息化实现规范化的前提。随着信息化建设进程的逐步推进,企业越来越意识到信息化所具有的战略意义,信息化建设的成败对企业的生存与发展将起到决定性的作用,而企业信息化建设与应用的规范与否则直接影响到企业信息化的成败。企业信息化管理制度的制定,使得企业信息化建设与应用有法可依,加强了信息化建设项目的规范性,避免了企业信息化的随意性。

  2、 企业信息化管理制度的建立有助于规避信息化建设风险。企业信息化存在着很强的不可逆性,其中软件与服务的投资失败则更是灾难性的,是以必须对风险进行控制。在企业信息化建设过程中,存在着来自技术、标准、产品、供应商及企业自身实际状况等各种客观风险,以及来自咨询商、服务商及企业自身的主观风险,设计合理的管理制度将使得企业信息化建设从一开始就具有较强的抗风险能力,使得企业信息化建设与应用过程中的各种人为因素与偶发因素所带来的负面影响降至最低。

  3、 企业信息化管理制度为统一认识奠定了基础。成功的信息化项目,需要在项目实施与应用过程中企业用户、咨询商、产品供应商及实施商间的充分协调与有效配合,需要企业用户内各阶层人员间真正达成共识,以制度化的形式对企业信息化进行规范,将使得各个方面的认识更容易统一到同一个层面,保证信息化工作步调一致。

  4、 企业信息化管理制度是信息化应用持续推进的保障。以往的企业信息化建设与应用经验表明,很多以失败告终的项目都是因为系统进入运行期后因缺乏坚持使用的信心与决心而使得系统部分或全部报废。信息化往往不会在一朝一夕就能给企业带来丰厚的收益,只有在制度的保障下,不断地坚持使用,并在应用过程中对系统进行持续完善,企业信息化才能真正体现出巨大的综合效益。

  四、企业信息化管理制度的执行

  在制定企业信息化管理制度的过程中,要积极借鉴其他企业有参考意义的相关管理制度,要注重与企业现行管理制度与管理风格的有机融合,要广泛听取企业各阶层人员的建议。制度初步完成后,可以进行一段时间的试行,以避免直接正式执行可能带来的过度冲突,并可根据试行情况进行必要的修正。制度的试行期结束并完成修订后,即可正式发布进入制度的正式执行阶段,制度一经正式发布,则不能随意修改,需要有相应的规范保证制度的严肃性与制度的持续优化。

  企业信息化管理制度是整个企业管理制度的一部分,该项制度的执行必须与企业其他的管理制度一视同仁,严格执行。为保证制度的有效执行,需要在企业信息化管理制度中包含对制度本身执行进行控制的相关内容,设定制度执行的考核指标与奖惩措施。这里可以分为两个阶段来考虑:

  1、在规划实施期可以将相关制度与直接责任人的工作业绩相挂钩,成为其工作业绩考核的一部分。这样一方面可以对其在信息化工作中所作的贡献进行认可,另一方面可有效的提高其工作质量,因此采用这种方法可以有效提高规划实施的相关制度的执行力,控制工作进度提高企业整体信息化的工作质量。

  2、在企业信息化应用期可将相关制度与部门职责及工作范围相联系,使其成为各部门工作行为准则。例如在财务部明确信息系统中各岗位职责权限也就实现了财务工作中的相互约束的要求。这样可以有效的将应用期相关制度贯彻执行,确保各部门工作质量和信息统安全。

  五、企业信息化管理制度的评价与调整

  1、评估

  企业信息化管理制度是一个比较新的制度门类,有必要对其进行有目的的评估,以使其获得进一步的完善。对此制度的评估一方面可以前文所述的制度制定的原则为尺度进行衡量,另一方面还可从企业的文化、价值观念、管理基础、生产经营特点、外部环境等角度入手对制度进行评估。除进行上述的评估外,制度执行效果的好坏则是对制度进行评价的最直接的指标。

  2、调整

  企业信息化管理制度在试行期内可能会暴露出制度设计的大量问题,此时是对制度进行调整的最好时期。在试行期内,可以集中对制度进行若干次的修订,以使制度逐步趋于完善。在制度进入正式期后,应避免过于频繁的调整,可在相对较长的一段时期对制度进行一次修订,亦可对原有制度增加补充制度。制度的评估与调整工作可以交由委员会性质的机构执行,以避免制度调整的主观性与随意性。

  综上所述,企业信息化制度建设是企业顺利完成信息化建设的基本前提,贯穿于企业信息化全过程。有效执行信息化制度是完成企业信息化建设的基本保障。这两方面对于企业成功实现信息化缺一不可。 
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