办公自动化发展到现在已经是第三代了。第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS系统。它的最大特点是，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以 结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。但是，这种方式缺乏如收发文等群组协 作工作过程的处理能力，因而其“自动化”程度是有限的。
第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。伴随网络技术的发展，软件技术也发生了巨大的变化。办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底 改变了早期办公自动化的不足之处，以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。以工作流为中心的第二代办公自动化系统包 含众多实用功能和模块，实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。
与第一代办公自动化相比，第二代系统有三个显著特点：以网络为基础，以工作流自动化为主要的技术手段，缺少对知识管理的能力。第三代办公自动化 系统建立在企业Internet平台之上，旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理，使企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会。
事实上，现在的办公已不再是简单的文件处理，也不再是单纯的行政事务了，其任务是要提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。知识管 理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识，定位拥有专门知识的人，从而传递知识，有效利用知识。 知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最合适的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理关注“如何获取、组织、利用和传播散 布在企业信息系统和人们头脑中的知识”。
第三代OA的核心是知识。与第二代相比，第三代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知 识的过程。第三代OA系统具有几个突出的特点：实时通信，员工与专家可以网上实时交流，信息广泛集成的内容编目，知识门户的构造。实际上，无论实时交流、 信息集成还是门户建设都是知识管理的要素。因此，第三代办公自动化系统的核心是知识，实现的基础是知识管理技术。
综上所述，办公自动化系统的发展经过三个阶段，两个飞跃过程。从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。知识 贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、群件与协作、进而构建Web应用，其核心目的都是在获得与应用知识。知识是企业网络上传递的最有价值的信 息。对知识的运用效果关系到企业的综合发展实力。第三代OA帮助企业从How To的过程转到Know的过程，将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。
评论