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日志

 
 

ERP实务:物料超收的另类处理方式  

2008-02-25 13:19:45|  分类: 信息化 |  标签: |举报 |字号 订阅

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  过完年后,我从销售员那边接收一个ERP实施项目,对客户进行了需求调研。在需求调研的过程中,遇到了一个头痛的问题,客户在物料超收上,有些特殊的需求。这个需求虽然比较另类,但是,确实符合企业的利益的,所以,我也就没有什么理由让用户放弃他们现有的想法。我只能被迫迁就他们,按他们的需求设计出一个可行的解决方案。

  用户需求:

  现企业需求采购某批材料3000件。但是,该材料包装的时候,是2000件为一个包装单位。这就给供应商发货造成了困难。企业向供应商下采购单3000件,但是,出于包装数量的限制,供应商送来了4000件材料。

  客户希望能按如下的方式解决:

  1、仓库在接受材料时,供应商送多少,他接收多少。即仓库接收4000件材料。但是,对于超收的材料,要区别对待。如在采购单范围内的数量,企业照正常流程接收。但是,超过采购订单的数量,企业只能是“预收材料”,不能计算应付帐款。也就是说,超过采购订单数量的1000件原材料,企业只是暂时为供应商保管。

  2、等到下次再有此材料的采购单时,在入库的时候,系统就可以自动用这个预收材料的数量,来扣减应收数量。

  通俗的说,企业对于超收的数量,希望能够按照“预付帐款”的模式,来进行超收数量的控制。对于超收数量的日后扣减,也按照预付帐款的方法来处理。

  正常处理方式:

  一般情况下,若供应商比较强势的话,是不允许企业这么处理的。由于包装数量的限制,供应商一般要求企业按照最小包装数量采购。如某种材料的包装数量为2000件,则企业在采购时,只能采购2000件的整数倍,如只能采购4000件、6000件。即使企业之需要3000件,供应商也不会按3000件发货,因为企业不可能把已经包装好的成品分开来。

  所以,在ERP系统中,也好有最小包装量的控制。如可以把这个材料的最小包装数量设置为2000个,则在从采购计划生成实际采购单时,会考虑这个最小包装数量。如在采购计划中,企业根据物料需求计划,计算出来的物料需求量为5000件;在采购计划生成采购单时,因为设置了最小包装数量为5000件,则最后实际生成的采购单采购数量就为6000件。

  这个最小包装数量,可以非常灵活的帮助企业采购员解决因包装数量导致的采购问题。可以最大限度的减少人为的对于采购数量的更改,从而减少采购订单的错误率。

  企业用户的解决方式:

  但是,因为我的这家客户比较强势,供应商为了利润,不得不屈服于我的客户,不得不按我客户的意志来行事。这也对我提出了新的挑战。我根据客户的需求,结合自己实施的ERP系统,提出了一个比较可行的解决方案。

  (1)采购实际需求材料3000件,但是,因为最小包装数量为2000件,所以,实际采购数量仍然为4000件。但是,这4000件,在采购单上会生成两个条目。一个就是企业正常的需求量3000件;另一个是包装余量1000件,这个余量在系统中,有一个专门的标示符进行区别,在系统前台显示的就是包装余量。

  (2)在入库时,我们根据采购单自动转换入库单的功能时,就会判断采购单上有没有包装余量,若有包装余量的话,在转换后,就会产生两张入库单,单据性质不同。一张是正常的入库单,入库数量为企业的实际需求量,即3000件;另一张是“包装余量预收单”,单据性质跟预付帐款单据类似,上面的数量为1000件。同时,为这个单据特设了一个仓库,为包装余量仓库。以后查询这个仓库的库存数量,就可以知道有多少包装余量。同时,这个仓库的材料成本是不计入企业库存金额的,也不会考虑到物料需求计划中去。

  (3)下次再次采购时,在根据采购计划生成采购单时,系统先会去查询包装余量仓库,看是否有包装余量。若有,就会在转换的过程中,弹出一个对话框,显示某个供应商现在在余量仓库有多少的包装余量,是否要进行扣减。若企业用户选择不,则按正常的采购流程进行;若企业用户选择扣减,则在转换过程中,就会有一系列的动作。如企业这次实际需要此材料的疏为9500件,则在考虑实际采购数量时,先会把包装余量扣减。如,系统发现还有1000个包装余量,就会先处理这个包装余量。在采购单上,会单独的生成一项,我们叫做包装余量扣减项目。剩余的8500件,再按常规流程处理。

  (4)在采购单转换为入库单时,也会对采购单内容进行相关的判断。若发现采购单中,有包装余量扣减项的话,则会生成一张包装余量扣减项的入库单。其实,这张入库单就是库存移库单,把库存数量从包装余量仓库移动到原材料仓库。不同的是,这张单据,可以生成应付帐款。

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