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中小企业需善用财务系统  

2009-02-23 23:12:11|  分类: 信息化 |  标签: |举报 |字号 订阅

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企业为了资金的安全,每隔半个月或者一个月,就会对库存现金进行盘点。若发现库存有短缺或者盈余,就需要在财务管理软件中进行相关的帐务实处理。然而,在现实情况中,明明系统中有现成的库存现金盘点作业。但是,出于种种原因,很多企业就是不愿意利用它。

  一、 是否需要启动库存现金盘点作业?

  笔者有一家客户是从事酒店行业。由于现金收支比较大,所以酒店管理部门会不定时地对财务部门的库存现金进行盘点。不过,即使他们及时发现了库存 现金的不足,也不进行入账处理。这就给了相关责任人一个钻空子的机会。如他们酒店中有优惠券和体验券,这些券证一般在出纳手中管理。同时,出于种种原因, 并不是所有客户都会领取。当出纳发现自己的库存现金短缺时,可以隐瞒不报,只需拿未领取的券证充帐,积累一段时间后,即可达到账实相符的目的。

  可见,不做定期入账,就避开了财务系统的监管。漏洞在不知不觉中发生,又在不知不觉中被隐藏了。

  所以,当这家客户反映这个问题时,笔者就明确提出,要杜绝这个弊病,除了要加强管理,另外就是需要严格按照库存现金盘点流程,在财务管理软件中体现出来。因为一旦入账,系统中单据就无法进行更改了。

  二、 发挥财务管理系统威力

库存现金盘点流程示意图

  上面的流程图,是笔者一家客户的库存现金盘点流程。从以上的流程中,可以看出库存现金盘点主要涉及四个步骤。看起来并不是很复杂,但是如果把这 个管理事务跟财务管理系统结合起来,那么仍然有许多值得商榷的地方。在这里,笔者对此进行一一分析,希望能够帮助大家提高企业对库存盘点作业的控制能力。

  1.要对库存现金盘点原因进行分类

  从流程图可以看到,在系统中很重视查明库存现金帐实不符的原因。因为系统是本着预防为主的原则。可是,在实际管理中,往往与此相违背。不少中小 企业只重视结果,而忽视了过程。他们只要求责任人进行相关的赔偿,只要企业没有损失即可。结果,这种莫名其妙的现金短缺或者盈余仍然会时常发生。而且,由 于不能够采取针对性的预防措施,这种情况会一直持续下去。

  通过财务管理系统中,可以对这个流程进行强制控制。如:发现现金短缺后,可以先通过待处理财产损益科目来记录,然后再去追查原因。注意,在最后 一步做帐中,有一个“原因”字段。可以通过系统初始化设置,让这个字段成为必填字段。通过这个流程控制,可以让企业库存现金盘点作业更加的科学。只要把这 个“原因”输入(也可以把预先可能存在的原因通过列表的形式让用户进行选择),系统就能够提供相关的报表,帮助管理员来查看历次现金盘点错误的原因。同 时,也可以通过查看某个“原因”是否重复出现来判断一些预防措施是否有效等等。

  故企业采取以预防为主的策略,那么分析其中原因就显得尤其的重要。财务系统中,可以把这个步骤流程化与标准化,从而规范员工的操作行为。

  2.流程的优化设置

  作为中小企业的IT负责人,在维护财务管理系统的时候,需要对相关的会计科目有一定的了解。至少在系统中处理某个作业的时候,要能够判断会计科 目是否设置准确。要能够查看财务管理软件的配套说明书,然后按照其提示了解帐务处理的过程。只有如此,IT负责人才能够判断帐务处理是否准确,并进行相关 的流程配置。

  如就拿这个库存现金盘点流程来说吧。发现现金短缺或者盈余后,系统中主要有四个处理步骤。先做哪一步,后做哪一步,作为IT项目负责人需要有一个明确的认识。因为财务管理软件中往往会集成工作流管理进程。通过这个进程,IT负责人就可以管理整个作业的流程。

  这个流程怎么走,往往会在配套的说明书中有写。但是,以上这个流程是否适合用户企业自身的实际情况,则是一个未知数。IT负责人需要在软件优化的过程中,跟财务人员进行协商。然后再在系统中进行相关的调整。

  有些中小企业,为了简化程序,往往会把中间的待处理财产损益步骤简化掉。也就是说,发现现金短缺时,先不入账。等到问题原因查明后,再进行帐务 处理。这从最后的结果来说,也是可行的。实际工作中,也有不少人在这么做。但是,从流程的完整性上来说,则是不允许的。因为若省去了待处理财产损益步骤的 话,很多工作将无法追踪。如管理者盘点后发现库存现金帐实不对,没有在系统中进行相关的帐务处理。那么在日后追踪时,怎么知道财务部门已经查明了原因并进 行帐务调整了呢?所以说,待处理财产损益这个中间步骤,主要是用来进行事后的追踪。若财务部门在实际业务中,没有这个中间过程的话,作为IT负责人,则要 跟财务总监等领导建议,把这个步骤加上去。从而可以实现对作业的追踪。在系统中,可以通过查询待处理财产损益科目来实现对库存现金盘点业务的追踪。

  另外,还可以通过科目本身的限制条件来督促相关业务的处理。如待处理财产损益科目规定,在“期末”不能够有余额。在财务管理系统中,为了体现与 相关法规的一致性,也做了这方面的限制:当待处理财产损益这个科目有余额时,将不能够进行月末结账处理。这个限制,就可以督促相关责任人及时查清库存现金 不准的原因并进行帐务处理。而月底结账往往是财务经理所做的。所以,这就无形中对出纳等相关责任人员有一个监督作用。通过后一个环节督促前一个环节的作 业,这也是财务管理软件中常用的一种管理策略。

  总之,现金库存盘点是企业不可缺少的一个作业。作为企业的IT负责人,要了解这个流程的关键点,并要配合企业财务负责人进行系统管理与流程的优化。

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