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日志

 
 

投标书范本的创新  

2008-05-24 07:55:44|  分类: 信息化 |  标签: |举报 |字号 订阅

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  1.1 投标书范本的创新

  在开展招投标的过程中,企业对投标文件格式和内容形式的关注,远远比对项目建议书的写作方法要更加重视一些。他们关注投标的语言及计量单位,关注投标货币,关注投标人的资质,关注投标文件的密封与标志,关注投标有效期,关注投标文件的修改和撤回,关注投标保证金。而唯独没有将注意力投放在项目建议书的写作规范上面。

  对项目建议书,这一关乎招标单位招标质量的核心内容,往往是几句话一笔代过。在一份招标书中写道:“项目建议书是指:实施该项目所需的信息技术,详细的系统设计,实施计划,价格,实施资源组织,项目组成员,技术支持,售后服务的承诺”。

  国内大多信息化人员对于投标文件内容和规则研究的疏忽,造成了不同的投标单位花样繁多的投标书,尽管有些投标书写作规范且水平。但是对招标单位而言,这也只是表现出水平和完美,这种水平,对有效评估建议书中实质内容没有多大帮助。事实上,不经过对建议书写作方法的深入研究,很难容易发现他们的“优、中、劣”。

  为了很好地说明这一点,特意选择一篇国内ERP软件商建议书中的部分内容,通过对它的研究可以找到它的不足。

  ×××公司信息化项目

  建议书目录

  1 企业现行经营管理特点

  1.1 预算与实际

  1.2 财务科目设置

  1.3 产品成本核算

  1.4 财务核算方法

  1.5 生产计划管理

  1.6 生产组织方式

  1.7 品质管理

  2 企业管理的难点及问题

  2.1 库存成本

  2.2 生产成本

  2.3 应收账款

  2.4 期间费用

  2.5 外协成本(外协管理)

  2.6 财务工作量大

  3 建议解决方案

  3.1 针对问题的解决方案

  3.1.1 库存成本

  3.1.2 生产成本

  3.1.3 应收账款

  3.1.4 期间费用(管理费用、销售费用、财务费用)

  3.1.5 外协成本

  3.1.6 财务工作量大

  …………

  ×××公司信息化项目建议书节录

  2 企业管理的难点及问题

  从北京民成汽车部件制造有限公司99年度财务报表来看,产品销售收入99年比98年增长了3%,而销售成本99年比98年略有下降,产品销售费用和管理费用99年比98年也略有下降,财务费用因汇兑损益99年比98年增加了443万元,利润总额99年比98年增长了5.8%。从这几项财务指标来看北京民成的经营成果99年比98年呈上升趋势,各种成本费用99年比98年呈下降趋势。但收入与利润总额的上升比率远远小于产品销售数量上升比率18%。从资产管理比率来看存货周转天数由98年的249天上升到99年的276天,并且存货金额由98年的11761万元上升到99年的14113万元;应收账款周转天数从98年的31天上升到99年的38天,并且应收账款金额由98年的2684万元上升到99年的4265万元。这些财务指标说明99年的经营效率、存货管理及应收账款管理比98年呈现下降趋势。

  2.1 库存成本

  库存成本逐年上升,占用企业大量资金。1998年末库存成本为11761万元,1999年末库存成本为14111万元,比上年增长了20%;销售收入1998年为31539万元,1999年为32519万元,比上年增长了3%;销售成本1998年为16977万元,1999年为16896万元,比上年减少了0.4%;从库存成本、年销售收入、销售成本的增长来看,库存成本的增加远远大于销售收入和销售成本的增加,并有上升的趋势。造成企业存货周转天数由1998年的249天增加到1999年的276天。

  原因:

  生产计划编制时,虽然考虑了现有外购件库存、工序进度等信息,但由于生产与库存、采购等业务之间没有集成的信息系统,信息反馈通过各种报表等手段完成,准确性和及时性难以满足要求,对计划的执行情况,如原料采购、外购件采购等难以进行有效的控制,造成外购件库存增加。库存增加虽然满足了计划调整的需要,但也掩盖了生产计划与采购计划不协调的矛盾。目前虽然将国外采购业务转到生产技术部,但未能从根本上解决问题。

  2.2 生产成本

  产品生产成本是按标准成本来核算的,在结转销售成本时才结转产品成本差异。因标准成本和产品成本差异不能核算到每一产品,所以结转的销售成本并不能真实反映产品的实际成本。无法进行成本分析、控制和每一产品的毛利分析。

  原因:

  原材料按计划价核算,而材料成本差异按大类设置。所以材料差异分配的不准确会造成每一产品生产成本计算的不真实;

  产品生产成本按标准成本核算,标准成本和产品成本差异按型号系列来核算,在结转销售成本时标准成本和产品成本差异不能准确的核算到每一产品,会造成产品销售成本的不真实;

  成本核算量大(每月仅材料的汇总、分配等工作就需要8人/天),工作人员少和基础工作记录不详细造成产品成本核算细度不够及核算不及时;

  材料实际成本和产成品实际成本不准确,成本分析难以达到预期的效果。

  2.3 应收账款

  应收账款逐年上升,占用企业大量资金。1998年末应收账款余额为2684万元,1999年末应收账款的余额为4265万元,比上年增长了59%;并且应收账款到2000年5月已达到8000万元左右。而企业销售收入只比上年增加了3%。造成企业应收账款周转天数由31天增加到38天,并继续上升,占用了企业大量资金。

  原因:

  应收账款因财务与销售部门有各自的台帐并且业务员信息传递不及时,造成应收账款账龄分析不到位, 催款通知书的执行结果没有反馈;

  回款作为对销售人员的一种考核指标力度不够。

  2.4 期间费用

  销售费用、管理费用、财务费用。企业销售费用、管理费用基本保持不变,1999年比1998年略有下降。财务费用有较大的变化主要是因为汇兑损益变化较大造成的。如何使企业销售费用、管理费用、财务费用(费用的增长与销售收入增长保持下降趋势)保持一定的下降趋势,并保证各种费用支出的合理性,是企业今后面临的一个问题。

  原因:

  目前各部门的费用预算基本上是按形式上报的,预算的可执行性比较差;

  因预算的可执行性比较差,所以在费用实际发生时按预算控制费用的力度不够;

  2.5 外协成本(外协管理)

  由于目前管理手段的限制,高效率的管理也带来了管理细度不够的问题。外协件的管理是相当复杂的,存在多种外协方式,如果管理不细、不严,很容易造成当时虽然满足了生产的急需,但多个外协任务相互交叉,经过一段时间的积累后,使产品成本的归集难以准确,外协件本身的成本核算与数量统计也难以准确,形成管理“黑洞”。

  原因:

  外协管理细度不够。

  3 针对问题的解决方案

  北京民成目前的主要矛盾是高效率的管理方法与缺乏相配套的管理工具的矛盾。要从根本上解决这一矛盾就必须按业务流程划分职能部门进行业务管理,建立一套销售、库存、采购、生产计划、制造控制、成本核算与成本分析、财务核算与预算控制相互集成的企业信息管理系统。

  3.1 库存成本解决方案

  首先财务按实际价格核算产品的成本并采用移动加权平均方法来核算材料的出库成本。财务建立物品数量账与库存的台账分开记录,财务不但记录库存物品的数量,还要记录物品的实际单价、金额。(A:便于财务与库存对账;B:便于对实际成本与计划成本的差异进行分析);

  按材料实际成本及时反映库存占用的资金,按照不同的分类来反映库存资金结构和变动情况。如按国产原材料和进口原材料、按原材料的类别(钢板、管材、压力器件等)、按A、B、C分类分析等进行对比分析。说明库存资金结构变化的原因,分析这种库存资金变化对企业整体效益的影响,以确定库存资金变化的合理性与有益性;

  加大生产计划管理的力度,提高采购计划和制造计划的准确性和可预见性。采用MRPII计划方法,以销售预测为需求来源安排产成品生产计划,以MRP计划安排原材料及外购配套件的采购计划和自制零部件的制造计划,采用顺序结合方式或平行顺序结合方式编制工序进度计划。

  3.2 生产成本解决方案

  按实际成本核算每一产品的成本――根据每月生产领料的实际成本直接归集到每一产品成本中,直接人工工资通过每一产品所耗用的实际工时(生产基础数据)分配归集,外协费用直接归集到每一产品成本中,各种制造费用通过分配(按定额成本、定额工时、实动工时等方法分配)归集到每一产品中。计算出每月完工产品和在制品的实际成本。

  根据产品物料需求定额、工艺路线、加工定额工时、标准费率及各种间接费用的标准费率计算产品的标准成本。

  根据实际成本与标准成本的差异分析成本变化的原因。

  通过改变产品的工艺流程、物料需求来模拟产品的成本变化,以保证在不影响产品质量的情况下,最大限度的降低产品的生产成本。

  3.3 应收账款解决方案

  实现销售与财务部门的信息共享,详细记录每一客户每笔应收款及回款,及时、准确了解企业的应收账款,进行账龄分析。

  财务及时打印催款通知单,通知业务人员进行催款。并要求每一催款通知单在规定的时间内必须有回执,以说明客户何时来款或客户不付款的实际原因。

  企业确定合理的收款政策--企业对不同过期账款的收款方式,包括准备为此付出的代价。财务部门要提出一些量化的方法给予参照,要在收账费用与减少坏账损失之间做出权衡。制定有效、得当的收账政策。

  目前,北京民成汽车部件制造有限公司是以事务所为销售单位,这样要对各事务所进行考核,考核内容要有全年的销售收入和回款额。

  3.4 期间费用解决方案

  对各种费用按照部门和费用项目来核算(按考核来化分细度),及时提供各种费用发生的信息;

  加大预算控制力度,编制合理、行之有效的费用预算,来控制和监督费用的发生;

  对管理费用的控制,要把每一个业务部门作为一个成本中心,要考核其成本(根据企业的年销售收入、管理费用总计划及管理费用历史数据来确定各部门的费用),对销售费用的控制要把各地每一个事务所作为一个利润中心,不但要考核收入、回款,而且要考核收入、销售成本、销售费用,三者综合在一起就是考核各地事务所的利润。

  3.5 外协成本解决方案

  将外协计划纳入到整体制造计划中统一安排并对执行情况进行跟踪。

  工序外协由车间工序进度计划生成外协任务,以派工单的形式下达给资材动力部。任务完成后,由资材动力部填写车间工票,反馈任务完成情况。

  带料外协由物料需求计划(MRP)产生外协制造件的制造计划,计划确认后建立资材动力部外协课的外协任务。任务下达后进行物料分配、发料和委外任务开工。任务完工后做完工入库。

  卖料外协由物料需求计划生成外协件的采购计划。外协件所用原材料的采购计划由库存订货点计划生成。在BOM中,最低层为外协件。卖出的原材料不在BOM中设置。

  ……………………

  这篇建议书在写作前,软件商已经就企业的一些状况做了简单调研,并根据企业实际运作过程中的管理难题,提出了针对性的解决方案。当然,软件商通过简单的调研已经初步知道了他们的软件在支持企业需求方面的相差距离,但是在他们的建议书中并没有给出相关内容的差距评估。这对招标单位而言是一个极大的信息损失,无论在后期的工作中开展评估也好、或者开展第二次评标也好,都已经无法准确地掌握软件对企业实际需求的支持程度。

  因此,投标书中所提出的标书写作规则建议,对提高评判不同软件公司的软件产品对企业需求的支持程度具有举足轻重的作用。它强调在建议书中开展“企业需求与软件差异分析”、“客户化复杂度评估”、“技术路线符合程度评估”、“咨询与实施满足度评估”、“培训能力的评估”、“服务能力的评估”。

  上述这些内容与传统的项目建议书的写作目标,有一个质的不同,这就是对于能力的分析与评判,这些分析与评判必须基于有效的需求与软件,有效的需求与企业其他方面能力的细化性的评价。通过软件商的自我分析与评判,不但可以让招标方和投标方了解软件适应企业需求的状况,也为双方对软件和项目的完整报价提供了依据。

  读者还需要注意,这种新规则并不影响每个投标单位建议书的写作发挥,每个投标单位依然还可以在规则的基础上、甚至是规则之外,加入一些企业各自建议书的写作特点,这些特点依然可以展现不同投标人的水平和能力。

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